Papierwerk - wat is dit? Kantoor bestuur en dokument bestuur

Die sukses van die operasie van baie organisasies is afhanklik van 'n behoorlik gebou werk. Elke werknemer, wat nog te sê die hoof selfs meer, om papierwerk te verstaan. Wat is dit, wat sy eienskappe, hooftipes, en dat in ag geneem word in die organisering van die workflow?

basiese konsepte

Elke maatskappy, ongeag van sy status en die aantal werknemers in die normale gang van sake lewer en hanteer 'n groot aantal dokumente. Almal van hulle behoort aan die organisatoriese en administratiewe dokumente. Die sleutelkonsepte in hierdie verband sluit in rekords bestuur en dokument bestuur.

Papierwerk oproep aktiwiteit wat die skepping van amptelike dokumente verseker, asook organiseer die werk saam met hulle. Op sy beurt het onder die dokument om 'n aktiwiteit wat daarop gemik is om die beweging van dokumente in die maatskappy te organiseer vanaf die oomblik dat hulle geskape is of ontvang voor die einde van die werk met hulle verstaan (stuur aan die geadresseerde, lewering aan die argief).

Dikwels kantoor organisasie kies een of meer werknemers wat die proses toesig.

Geen besigheid kan nie onafhanklik van die wet bestaan. Dat dit reguleer rekordhouding en papierwerk. Vrae in hierdie gebiede besluit sekretarisse, argivarisse en werknemers van die departement personeel.

Kantoor werk wat gebaseer is op die data grendel deur die skepping van 'n papier of elektroniese instrument. In hierdie verband is daar papierwerk dit is, die beweging van 'n dokument van die oomblik van die skepping tot die uitvoering daarvan. Workflow kan verdeel word in interne en eksterne.

Interne sirkulasie van dokumente wat deur die volgende fases:

1. Ontwikkeling van die projek dokument.
2. Harmonisering met die bestuur.
3. Die ondertekening van die dokument.
4. Registrasie dokument: datum en nommer (na die publikasie van die dokument, dit word beskou as aanvaar vir die uitvoering).
5. Bring inligting aan die ontvanger en beheer.
6. Uitvoering.
7. Die publikasie van die uitvoering dokumente.
8. Vernietiging of argivering sekuriteite, wie se termyn verstryk het.

Eksterne omset behels die volgende stappe:

1. Ontvangs van die dokument in die maatskappy.
2. Registrasie ontvang dokumentasie (wat nodig is vir die beheer van die uitvoering van dokumente).
3. Hantering van korrespondensie: bekendes uitvoering.
4. Registrasie reaksie indien nodig.
5. Die maak van die argief of vernietiging.

Dokument bestuur met betrekking tot die saak:

• die uplink (uit die slaaf teen die kop);
• down (uit die koppe te slaaf);
• horisontale (tussen ondergeskiktes).

Elke beweging van enige dokument moet aangeteken word in 'n spesiale register. Dit kan 'n log boek, dokument, kaart, e-zine wees, ens

wat verantwoordelik is

Sommige werknemers nie delf in die papierwerk. Wat is dit, is deeglik bewus van die Sekretaris, want dit is sy plig - om die werk te in die organisasie te volg. Sekretariaat is verplig om die belangrikste funksie van die verskaffing van dokumente van die amp te verrig. Gegewe die vorm en funksie werk, kan kantoorwerk verdeel word in:

1. Gesentraliseerde. Alle sekretariaat in een departement en is onderhewig aan 'n enkele baas. Dit kan 'n senior sekretaresse of klerk wees.
2. Gedesentraliseerde. Sekretarisse, sowel as daardie werknemers wat hul pligte kan uitvoer, werk in verskillende afdelings van die maatskappy en is ondergeskik aan verskillende bevelvoerders.
3. Gemeng. Dikwels in groot ondernemings. kantoor organisasie sal afhang van watter soort sekretariaat ontvang.

In kleiner organisasies, kan ontvangsdame funksie uitgevoer word deur 'n werknemer aan wie hierdie plig opgedra is, óf die hoof. As hierdie funksies nie uitgespel in dienskontrak die werknemer se, is dit nodig vir die uitvoering van hul aanvullende ooreenkoms uit te reik, waar hulle sal gelys word, en moet die bedrag van vergoeding spesifiseer vir die uitvoering van pligte Klerk.

opdrag

Ongeag van die grootte van die maatskappy en sy kop vorm moet nie die bestaan van rekords bestuur handleiding verwaarloos.

Instruksies - is nie net 'n regulerende wet, wat dit moontlik maak om rekords bestuur te vestig. Wat is dit? Dit is 'n interne dokument van die maatskappy, wat goedgekeur is deur die einde van die leierskap wat geen vervaldatum het.

Daar is geskrewe dokumente die belangrikste stadiums van die beweging, gegewe die lys van amptenare wat die reg het om 'n bepaalde dokument onderteken het is monster vul en registrasievorms.

HR uitkontraktering

Oorweeg HR uitkontraktering. Wat is dit? As jou organisasie ten minste een persoon bedryf, dan is dit verpligtend infesteer die relevante dokumente.

Onder HR uitkontraktering beweging verstaan spesifieke dokumente wat verband hou met die werk van die burger aktiwiteit. In gereelde gevalle, is die bekendstelling van so 'n dokument aan die werknemers van die departement personeel. Hulle moet die dokumente van die werknemer, proses aanvaar, en stoor dit op die gereguleerde reëls instruksies. Daarbenewens, hulle pligte sluit in die verwerking van persoonlike data, insluitend sensitief.

HR uitkontraktering is apart van die algemene, die nakoming van die reëls van vertroulikheid gedoen.

optimalisering

In die ouderdom van 'n hoë-tegnologie en rekenarisering, daar is baie maatskappye, nie klein, wat voortgaan om papier dokumente te voer. kantoor dokumente is nog steeds aangeteken in konvensionele joernale en briewe gepos.

Dit is, in die eerste plek, as gevolg van die onwilligheid van werknemers op te lei, en tweedens, nie almal het die finansiële ondersteuning. Maar elke leier moet besef dat 'n baie beleggings in die optimalisering in die toekoms aansienlik koste van die maatskappy se kan verminder.